Wie sieht ein gutes Leistungsverzeichnis für Veranstaltungs- und Medientechnik aus?

Ob Medientechnik für einen Sitzungssaal, eine Beschallungsanlage für eine Stadthalle oder Veranstaltungstechnik für ein Stadtfest: Öffentliche Auftraggeber schreiben solche Leistungen aus. Herzstück der Vergabeunterlagen ist das Leistungsverzeichnis (LV). Je klarer es ist, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen – und desto weniger Rückfragen, Nachträge und Missverständnisse gibt es später.

Was ein Leistungsverzeichnis leisten muss

Die Leistung ist so eindeutig zu beschreiben, dass alle Bieter sie gleich verstehen und ihre Angebote vergleichbar sind. Das verlangt das Vergaberecht: oberhalb der EU-Schwellenwerte § 121 GWB und § 31 VgV, bei Bauleistungen § 7 EU VOB/A. Unterhalb der Schwellenwerte gelten je nach Auftrag, Auftraggeber und Bundesland etwa § 23 UVgO oder § 7 VOB/A; sie verlangen zusätzlich eine möglichst erschöpfende Beschreibung. Kommunen in NRW sind daran seit 2026 nicht mehr zwingend gebunden. Ob die Festinstallation von Medientechnik als Bau-, Liefer- oder Dienstleistung einzuordnen ist, hängt vom Einzelfall ab – das klärt die Vergabestelle.

Herstellerneutral beschreiben

Ein gutes LV beschreibt, was die Technik leisten soll, nicht welches Produkt gekauft wird. Statt einer Typenbezeichnung stehen messbare Anforderungen im Text, zum Beispiel Bildgröße, Helligkeit, Pixelpitch, Anzahl und Art der Mikrofone, Schnittstellen oder Bedienkonzept. Marken- oder Produktnennungen sind nur ausnahmsweise zulässig, in der Regel mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Ohne diesen Zusatz geht es nur, wenn der Auftragsgegenstand die Vorgabe sachlich rechtfertigt, etwa die Anbindung an vorhandene Technik; das ist zu begründen und zu dokumentieren. Herstellerneutrale Beschreibungen öffnen den Wettbewerb und verringern das Risiko von Rügen.

Leistungsverzeichnis-Vorlage Veranstaltungstechnik: der Aufbau

• Vorbemerkungen: Ort, Termine, Nutzung, Rahmenbedingungen (Zufahrt, Lastenaufzug, Arbeitszeiten, Ansprechpartner)
• Gliederung nach Gewerken: z. B. Ton, Video, Licht, Konferenz, Steuerung, Netzwerk, Montage
• Positionen: mit Menge, Einheit und klarer Leistungsbeschreibung je Position
• Nebenleistungen: Transport, Auf- und Abbau, Verkabelung, Inbetriebnahme, Einweisung, Dokumentation
• Personal: bei Veranstaltungen Technikpersonal, Probenzeiten und Betreuung während der Veranstaltung
• Wartung und Gewährleistung: bei Festinstallationen, gegebenenfalls als eigener Abschnitt

Bedarfspositionen sind bei Bauleistungen nach VOB/A grundsätzlich nicht in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen. Wo Wahl- oder Bedarfspositionen zulässig sind, sollten sie klar gekennzeichnet sein, und die Unterlagen sollten angeben, ob und wie sie in die Wertung eingehen.

Schnittstellen nicht vergessen

Viele Probleme entstehen nicht bei der Technik selbst, sondern an den Übergängen: Wer liefert Strom und Netzwerk? Wer setzt Befestigungspunkte und prüft die Statik? Wer stellt Inhalte bereit? Wer übernimmt die Abstimmung mit anderen Gewerken? Ein gutes LV legt diese Schnittstellen ausdrücklich fest.

Formate und Unterlagen

Viele Vergabestellen, vor allem bei Bau- und Einbauleistungen, stellen das LV im GAEB-Format bereit, damit Bieter es in ihre Software einlesen und das Angebot strukturiert zurückgeben können. Üblich sind GAEB X83 für das Leistungsverzeichnis zur Angebotsabgabe und GAEB X84 für das ausgefüllte Angebot, das der Bieter zurückgibt. Pläne, Fotos und – bei Bestandsgebäuden – eine Ortsbesichtigung helfen den Bietern, realistisch zu kalkulieren. Eignungsanforderungen wie Referenzen oder Nachweise sollten zum Auftrag passen und klar benannt sein.

Typische Fehler

• Markennamen ohne „oder gleichwertig“
• unklare Mengen oder fehlende Einheiten
• fehlende Angaben zu Probe, Personal und Betreuungszeiten
• vergessene Schnittstellen zu Strom, Netzwerk, Rigging und Inhalten
• Anforderungen, die sich nicht prüfen oder messen lassen

Prüfliste vor der Veröffentlichung

• Ist jede Position eindeutig und ohne Rückfrage kalkulierbar?
• Sind alle Anforderungen herstellerneutral formuliert?
• Sind Termine, Zugangszeiten und Ansprechpartner benannt?
• Sind Nebenleistungen, Personal und Dokumentation enthalten?
• Passen Eignungsanforderungen und Zuschlagskriterien zum Auftrag?

Unterstützung durch Rentalmania

Als Technikdienstleister beraten wir öffentliche Auftraggeber technisch bei der Planung und wirken auf Wunsch an Leistungsverzeichnissen für Veranstaltungs- und Medientechnik mit, herstellerneutral und praxisnah. Wirken wir an Ihrer Leistungsbeschreibung mit, legen wir das offen. Die Vergabestelle sorgt dann dafür, dass alle Bieter dieselben Informationen haben (oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 7 VgV, darunter, wo die UVgO gilt, nach § 5 UVgO). Wir beraten technisch, eine Rechtsberatung ist das nicht. Ob und unter welchen Bedingungen wir danach selbst anbieten, klären wir vorher offen mit Ihnen und der Vergabestelle.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Berät Rentalmania öffentliche Auftraggeber beim Leistungsverzeichnis?

Ja. Als Technikdienstleister beraten wir öffentliche Auftraggeber technisch bei der Planung und wirken auf Wunsch an Leistungsverzeichnissen für Veranstaltungs- und Medientechnik mit, herstellerneutral und praxisnah. Wirken wir an Ihrer Leistungsbeschreibung mit, legen wir das offen. Die Vergabestelle sorgt dann dafür, dass alle Bieter dieselben Informationen haben (oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 7 VgV, darunter, wo die UVgO gilt, nach § 5 UVgO). Wir beraten technisch, eine Rechtsberatung ist das nicht. Ob und unter welchen Bedingungen wir danach selbst anbieten, klären wir vorher offen mit Ihnen und der Vergabestelle.

Darf ein Leistungsverzeichnis bestimmte Marken oder Produkte nennen?

Grundsätzlich ist die Leistung produktneutral zu beschreiben. Verweise auf Marken oder bestimmte Produkte sind nur ausnahmsweise zulässig, etwa wenn sich die Leistung anders nicht hinreichend genau beschreiben lässt, und dann in der Regel mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Ohne diesen Zusatz geht es nur, wenn der Auftragsgegenstand die Vorgabe sachlich rechtfertigt, etwa die Anbindung an vorhandene Technik; das ist zu begründen und zu dokumentieren.

Gibt es eine Leistungsverzeichnis Vorlage für Veranstaltungstechnik?

Eine allgemeingültige Vorlage gibt es nicht, weil jedes Projekt andere Anforderungen hat. Als Gerüst bewährt sich: Vorbemerkungen, Gliederung nach Gewerken, Positionen mit Menge und Einheit, Nebenleistungen, Personal sowie bei Festinstallationen Wartung und Gewährleistung.

In welchem Format sollte ein Leistungsverzeichnis bereitgestellt werden?

Viele Vergabestellen, vor allem bei Bau- und Einbauleistungen, nutzen das GAEB-Format, damit Bieter das LV in ihre Software einlesen und das Angebot strukturiert zurückgeben können. Ergänzend ist eine lesbare PDF-Fassung üblich.

Was passiert, wenn ein Dienstleister bei der Vorbereitung mitgewirkt hat?

Dann muss die Vergabestelle sicherstellen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird, etwa indem sie alle Bieter gleich informiert (oberhalb der EU-Schwellenwerte § 7 VgV, bei Liefer- und Dienstleistungen unterhalb § 5 UVgO). Ein Unternehmen, das mitgewirkt hat, darf grundsätzlich mitbieten. Die Vergabestelle gleicht den Wissensvorsprung aus und darf es nur ausschließen, wenn sich eine Wettbewerbsverzerrung nicht anders beseitigen lässt (§ 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB); vorher bekommt es Gelegenheit zur Stellungnahme.